称心常识网我的小小档案经
作为一名档案人，我不是个很好的案例，终其十余年，不过一档案搬运工。
但这似乎是一种宿命，既想仰望围城之外的海阔天空，又舍不得这围城之中的汗牛充栋。
也罢，日久生情，毕竟在这块田地里耕耘太久，虽不够深爱，却也很享受这片净土带给自己内心的淡泊与宁静。
一些小小的心得和经验分享给大家，以资借鉴，或批评指正。
第十三篇：企业电子档案管理
电子档案不是一个新的课题，但仍是一个不断开发和深入研究的领域。
企业电子档案主要有以下三种类型：
以磁带、光盘、优盘、移动硬盘等为载体，由刻制、刻录、下载或直接编辑而形成的实物电子档案。
纸质文档通过扫描、拍照等形式存储到计算机数据库中而产生的数字化电子档案。
无纸化办公环境下，由电子认证与签名、电子印章用印等方式直接生成的原生电子档案。
下面，我们一起来探讨，在企业里如何对以上三种电子档案进行管理。
（图片源于网络）
一、实物电子档案管理
其实很怀念曾经兜里揣个录音机，耳朵里塞着耳机，一路跟着“My heart will go on”的旋律匆匆走在校园小路上的年代。那时候的袖珍录音机和磁带几乎像钢笔一样成为每个学生的必备品。
后来旋转在电脑光驱里的光盘，很快吸引了人们的注意力，以其可视、可听的方式丰盈着人们的工作和娱乐。
以及目前取而代之，存储量大、使用灵活、携带方便的优盘和移动硬盘。
对于企业来说，这些载满数据的、也许记录着企业重要信息的磁带和光盘，包括已存储满盘，仅用于保存备份的优盘和移动硬盘，渐渐淡出了曾经风靡的应用舞台，落寞于档案室一隅，甚或杂物库的角落，难再有粉墨登场的高光时刻。
那么如何管理这些曾经的存载“功臣”，如今沦落为“前朝遗老”的企业实物电子档案呢？
这些年的一线工作经历发现，很少有企业配备有专业保管实物电子档案的装置，比较常用的方法是和其它实物档案一样归档保存。
档号标注：用黑色签字笔写在实物电子档案有贴纸的地方空白处；或者用不易褪色的记号笔标在实物电子档案裸露处；或者先写在标签纸上，再贴在实物电子档案固定位置。
目录编制：在纸质档案目录的基础上，增加“材质”（磁带、磁盘、光盘、优盘、移动硬盘等）、“存放位置”等信息，如图-1：
（图-1）
装盒、入柜：根据实物电子档案形状、大小，相同或相近规格的实物电子档案放同一盒内存放；或给不同规格的实物电子档案制作适合大小的装具，比如小纸盒、小塑料盒，再放进档案盒中。然后排柜或上架。
但普通档案保存方式无法满足实物电子档案对防磁、避光、垂直悬挂等方面的要求。随着档案外包业务的兴起，建议没有保管条件的企业，可以将比较重要的、有保存价值的实物电子档案移交当地档案馆或托管单位存管，以免日久损毁。
二、数字化电子档案管理
数字化电子档案管理是在纸质、实物档案管理的基础上，增加了1~2个环节：扫描保存、上传电子档案管理系统。
目前电子档案管理系统在一些地区尚未普及，一些企业还未采用电子档案管理系统，可将重要档案扫描存档，以方便利用，或为将来上传电子系统做准备。
（图-2）
数字化准备：除必要的扫描工具（比如扫描仪）、存储工具（比如电脑）外，还需对要扫描的档案进行处理。
纸质原件处理：1、拆除钉、夹、线等装订物；2、修复有破损、褶皱的档案；3、检查档号、页码是否标注。
奖牌、奖杯等实物档案处理：1、清理实物档案表面污迹；2、修复实物档案损毁处。
数字化实施：根据纸质档案原件幅面大小，选择相应规格的扫描工具进行扫描。对于图纸类大幅档案，可分区扫描成多幅图像，再拼接处理合并成一个完整的图像，也可到专业的工程资料扫描店里扫描。
对奖牌、奖杯等实物档案进行拍照。
扫描、拍照注意事项：
1、需反映档案原貌、全貌，扫描、拍照时不能缺角、缺边，或颜色严重失真；
2、扫描、拍照成彩色图像；
3、存储格式为PDF或JPG，一般选择PDF；
4、图像分辨率原则上≥200dpi，通常设置为300dpi，对于字体太小或文字模糊以及有特殊要求的档案，分辨率根据需要适当增加。
数字化电子档案整理：对扫描、拍照后形成的电子档案编号、编目，归档或上传电子档案管理系统。
建议档案原件、扫描/拍照件以及目录三对应（见图-2）。也就是档案原件和扫描/拍照件用同一档号，共用一套目录，不用分开做两套目录加互见号。同一套目录中加一列“存储介质”，可根据需要填写“纸质原件+电子扫描”或“实物原件+电子拍照”。（见图-3）
（图-3）
数字化电子档案按纸质档案分类建文件夹保存，与纸质档案保持一致。
根据企业档案管理需要，若已实现电子档案管理系统化，可将数字化后的电子档案上传系统。若未使用电子档案管理系统，按上面方法保存，查询速度和准确率也不输于电子系统。
在分类清晰、存储一致的情况下，甚至不用目录检索，只需准确的档案主题或关键词，也能根据项目/年度+类别而快速找到所需档案电子版。
三、原生电子档案管理
原生电子档案管理既依托于企业内网系统，又依托于电子档案管理系统，最理想的状态是实现二者的无缝挂接和有效管理。
比如一份文件经过内网系统审批，审批流程连同附件直接挂接到电子档案管理系统中对应分类、对应编号的预归档文件里面。待该流程涉及的文档电子用印、电子签字办理完毕之后，也直接挂接到该预归档文件的“原文挂接”里面。
或者待该流程涉及的纸质原件经过数字化，手动上传到该预归档文件的“原文挂接”里面。
实现流程、文档、附件等信息作为完整的一件一并归档。再实现电子档案目录的自动生成、输出和统计。
（图-4）
未实现电子档案管理系统化的企业，原生电子档案与纸质档案管理方法相通，编号、编目、分类建文件夹，电脑或其它存储工具保存。
当然，企业内网系统和电子档案管理系统完全统一和无缝挂接是一种理想状态。
实际的经历是，不管是数字化电子档案，还是原生电子档案，都需要手动操作上传至电子档案管理系统。
这里有一个问题：在原生电子档案只是部分比例，尚未大面普及或完全覆盖的情况下，原生电子档案究竟要不要打印存档呢？
我的建议是，如果能够实现企业档案大面积电子档案管理系统化，且系统稳定，那就不需要打印归档，但要有备份。
如果电子档案管理系统化只是很小的比例，那就打印归档，以保证纸质档案的完整性。
以上只是个人工作经验和观点，仅供参考。
2020年11月21日于郑州
（彩云归/摄）
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