称心常识网档案整理规范及要求
1．归档档案质量要求的基本原则：遵循文件材料的形成律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2．卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
3．管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前：定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
延伸阅读
文书档案整理规则最新标准
（二）、归档文件整理
归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。
归档文件整理的整理方法
1、首先把所有的文件都收集到一起，叠放整齐摆放在桌面上。不要把文件漏掉了，要不然以后在查询文件的时候，会很麻烦的，而且领导们会很劈你的。
2、接着把收集到的文件，按照不同的种类分开，腾出桌面一块地方，都分别摆放开。注意不要混在一起了，要是其中一份文件夹在其他文件中，这样就造成文件归档错误。
3、然后把每种类型的文件按照编号或日期进行排序，在分开摆放。在这个时候的排序，最好是按照有后到前排，这样的话，在你打开文件的时候，最先看到的是最近的文件，而不需要翻到最后面才能找到最近的文件。
4、文件排序完成之后，拿出装文件的文件夹，按照对应的种类进行归档。拿出来的文件夹也要摆放好，因为我们的办工桌就那么大的地方，摆放整齐，有利于我们迅速找到它。
5、所有文件归档完毕之后，需要再检查一下，各类文件是否和文件夹的名称一致。然后把文件都放入文件柜进行保存。放入文件柜时，也要按照文件的顺序进行摆放，不能随意摆放，而不利于查找。
归档文件整理的步骤与方法
文书档案整理的步骤：
1、收集—2、分年度—3、确定归档范围—4、分类（归档方法）—5、立卷（整理成件）—6、分保管期限—7、文件排列—8、装订—9、编号—10、数页码—11、装盒—12、编目—13、放置备考表—14、上架。
文书档案整理的方法：
1、收集
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。如：“白头文件”：
（1）会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）合同、协议、出版物原稿（附原本）
（4）重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)
（6）本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围
（1）、文件材料归档范围
（2）、不归档的文件材料的范围
不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
4、分类(归档方法)
第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。
第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度—组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位。
5、立卷（整理成件）
在立卷归档工作中应注意问题：
（1）本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。
（2）立卷归档中，不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料，还要注意其它载体的文件材料，如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。
（3）要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保证正件、附件的齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时，除了要收集正本即打印本外，还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单，同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复，在归档时应齐全完整，不能“分家”，要一并归档组卷。（有请示不一定有批复，但有批复就一定要有请示。）
（4）、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件，是指没有经过收发登记的文件，是无据可查的文件，主要包括：领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料；机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件；各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表；重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿；有些不经过收发、却是本单位业务活动，直接由单位领导“亲启”的文件材料等。
6、分保管期限
按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。
（1）永久、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（2）定期、凡是反映本单位一般工作活动，在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。在定期保管期限内，根据利用价值可分为30、10年保存 。（注意：2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长期、短期三种，其中长期为16-50年、短期为15年以下。）
7、文件排列
应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。
（1）第一种方法：按时间先后排列，文件落款时间就是归档时间，按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。
（2）第二方法：按上下级关系排列，从大到小顺序排列，先排上级机关从国家级—自治区级—市级—本级—下级机关。在排列各级机关文件时，大家可以先排有文号的文件，在同一文号下，按文号先后顺序排列，然后再排白头文件，对那些白头文件可以按时间先后排列。
8、装订
(1)按件装订：一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在
前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
发文装订顺序：正文—领导签发单—底稿；来文装订顺序：来文—单位处理签（有领导重要批示才存，只是传阅签名的不存。）
(2)去除金属钉，换不锈钢钉。
9、编号
归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项，其中年度、室编件号、期限为必备项。（同年度和期限的连续编号，换盒时也要连着编；不同年度和期限的另外编号。）
10、数页码
可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。
11、装盒
归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。（盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等。
12、编目
归档文件应依顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。（归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成，无软件的单位要手工逐件编制）。
13、放置备考表
每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，并放置盒底。
14、上架
将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。
归档文件整理十大步骤
第一步：确定归档和不归档范围
为完整、
系统地保存本机关在工作活动
中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按年份时间摆放。
第二步：分年度
严格按照归档文件形成时间即落款时
间分年度。文件不跨年、不跨月。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文
从左到右分别是全宗号、年度、室编件
号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号。
盖归档章和填写其项目应用耐久字迹
材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成年
度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化保管期限应填为“永久、30年、10年”。室
编件号即归档文件的顺序号，在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限件下采用大流水号，用阿拉伯数字填写。构或问题为选择项，归档文件进行分类才填，可填简称。馆编件号不填。
第七步：装订
归档文件按“件”装订。何谓“件”呢？
《归档文件整理规则》（以下简称：规则）
规定：“件”即归档文件的整理单位。一般
以每份文件为一件。文件正本与定稿为一
件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示与批复为一件（批复在前，请示在后），来文与复文可为一件。《规则》允许将关联性强，利用时通常需要相互查证的两份或多份文件作为一件，如：请示与批复，一次会议、一项活动等形成的文件材料，这些文件材料可装订为一件。
装订前应对破损的文件、字迹易褪变、超
大纸张制作的文件进行技术处理，如修裱、复制、折叠等。还要去除永久、30年保存的文件上的金属物，使用不锈钢订书针或三
孔一线装订。采用何种装订方法和材料，各单位可根据实际情况决定，但必须得到档案行政管理部门的认可。
第八步：编目
归档文件室编件号完成后，即可编制归
档文件目录，归档文件目录设置的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。件号即室编件号。责任者即发文机关或署名者。文号即文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用六角括号括入）、发文顺序号。题名即文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加“[]”。日期即文件形成的时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20041226（2004年12月26日）。页数即每一件归档文件的有效
页面。文件中有图文的页面为一页。备注即注释文件需要说明的情况。
归档文件目录的编制分别以不同的保管
期限进行，永久归档的文件目录要求一式两份（或多份），定期的一份。归档文目录填写或计算机录入工作
成后，应分年度、分保管期限、分组织机
（问题）集中起来，可一年一本（册），
可多年集中一本（册），用规范制作的目
壳将其装订起来，填写好目录壳封面，成
日后归档文件的检索工具。其目录壳封面寸为310mm×220mm，其厚度可为10mm、15mm、20mm等，还可根据需要而定。封面项目设置为：1、全宗名称，即立档单位的名称，要填写全称或通用简称。
2
、
年度，填写归档文件形成的年度。3、保管期限，填写归档文件的保管期限。4、机构或问题，如档案进行了分类才填，没有分类就不填。
第九步：装盒
就是将编好归档文件目录的归档文件，
按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限条件下，根据归档文件的多少选用不同数量，不同规格型号的档案盒。
档案盒的规格尺寸为310mm×220mm×20mm或310mm×220×30mm或310mm×220mm×40mm（长×宽×
厚度），还可根据不同需要制作厚度不同的档案盒。归档文件装盒后，即可填写档案盒
封面、盒脊及备考表等项目。档案盒封面项目设置为；全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称，各单位还可根据需要设置年度、保管期限或其他项目。盒脊项目设置包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。
这些项目的填写（除盒号、起止件号外）
均与归档章同。盒号机关档案室不填，要在
以后档案移交进区档案馆时再填。
起止件号
填写该盒内第一份归档文件和最后一份归
档文件的号。中间用“一”连接。备考表是
置于盒内归档文件之尾，项目包括：盒内文
件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内
文件情况说明的填写，
主要填写盒内文件字
迹模糊、纸张缺损、修改、补充、移出、销
毁等情况。整理人的填写，主要填写整理、
归档文件的人员姓名。检查人的填写，主要
填写负责检查归档文件整理质量的人员姓
名。日期主要填写归档文件整理完毕的日
期。
第十步：档案排列上架
归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊
的填写后，
即可将整理好的档案排列上架装
入档案箱柜保管。
档案排列上架的方法要与
档案的分类方法一致。
也可视需要编上盒号
（用铅笔）。
文书档案归档整理规范
答：文书档案归档整理规范就是对文件的收集，整理，分类，登记，保管和利用。文书档案归档整理要按照文件的形成规律，保持文件之间的历史联系，和文件形成的单位，时间，问题进行分类，登记，制作检索工具，进行科学的管理和保管，便于查找和利用。
工程资料整理归档有何标准及要求
1）归档应符合下列规定：
①归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程
②归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。
2）归档时间应符合下列规定：
①根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。
②勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。
3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。
4）工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。
5）勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。
6）凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定的要求单独立卷归档。
档案整理标准
1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；
2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用；
3、归档文件整理应符合文档一体化要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；
4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
