称心常识网文件管理的十大技巧？
以下就是十个关于文档管理的方法，以供参考：
1、不保存无效文档
切记不要保存所有文档，这种习惯不好。用一两分钟时间浏览文档内容，大致了解清楚后再进行保存，基本上可分3类情况进行处理：删除、保留、待定。可专门建立一个“待定文档文件夹”用于保存无法确定立刻删除的文档，这个文件夹也要定期整理，不要让里面的内容随着时间的流逝，逐渐推积成山。一般过了3到6个月都用不上或者还是没法确定的文档，基本上就可以进行删除了。有时候，电脑里存放了过多的零碎文档，调用起来影响效率，也会让你的电脑运行速度变慢。所以，无效的文档就应该及时删除，预留足够空间。
2、文件和文件夹统一命名
分门别类的对文档进行命名，比如，可以将你的文档内容分为“甲方”、“乙方”、“某某项目”等，文件夹的命名要根据自己的实际使用情况进行分类命名，以便自己后期的查找、区分、高效使用。
3、以类别统一存放文档
很多人喜欢根据文档的格式进行分类存放，比如把Word文档、Excel文档、PPT文档分类存放在一个文件夹里。这样存放相对分散，不利于后期的查找使用。还是应该根据项目的分类来进行存放。
4、按项目完成情况分开存放
日常中，我们可以把目前还没有完成的项目存放在电脑桌面，然后等项目完成以后，再转移到自己的分类文档进行存放，最后再定期（一般是一周或者两周）把一些不再使用的文档按类别进行存放。当然，如果你担心放在桌面不安全（系统崩馈的时候，桌面的东西一般就很难抢救；又或者电脑桌面容易被别人看到），你也可以在其他盘建立一个自己固定的文件夹来进行存放。又或者将桌面转移出系统盘。
5、切莫让文件夹装得太满
试想一下，一个文件里的文件多到满屏都显示不了，你还得滚动鼠标才能看得完整…….你的文件夹应该细分了。这时候，最好把文件夹再细分成若干子文件夹，可以按修订的时间排序，也可以按字母排序一下，后面查询、提取你想要的文档就方便多了。
还有一点需要注意，如果你的子文件夹数量少于五，那么你点开每层的文件夹去查找你需要的文件时间会节省很多。
6、安装一种文件管理软件
在你的电脑上安装一个简洁的文件管理小软件，通过桌面搜索引擎可以快速对所有文件进行搜索，也是一个高效管理文档的方法。尤其是你要找一些平时很难发现的文档的时候，特别好用。
7、定期备份文件档案
虽然定期备案文档，不那么好坚持，以及会占用你的存储器空间、消耗你的时间，特别是文档特别多、特别大的时候。但是定期备份文档这个工作却是非常的重要。所有经历过硬盘出错或者非人为错误导致数据丢失的人都懂得这个痛楚。不怕一万，只怕万一，古已有训。
8、按行动先后次序整理文档
学会运用一些更加深入的办法或技巧来制定你自己特有的文件管理系统，可以帮助到你厘清工作的优先级别，可以有效的提高你的工作效率，比如按日期时间来整理你的文档。
9、文件夹按日期命名
把文件夹按日期命名，或者在命名最后加上日期，这样做可以在你不用打开文件夹的情况下，就可以很好的知道哪一个文件是最新的，比如“国高项目申报2022.10.13”这个文件夹，你一看就知道是哪一年的申报材料，确实可以提高不少工作效率。
有的朋友也喜欢用版本号来区分各个不同时间段修改过的文件夹，比如“手机邮箱V1.0”和“手机邮箱V2.0”等等，这样的方法也可以帮助我们快速找出所需文件。
当然，如果是在共享文件夹里，就要注意一下公共文档的管理要求了，如果有人把文件弄混乱或者搞不见了，那真是一件很让人闹心的事情。这时候，我们除了要标明版本号之外，还要有发布的日期、修改人等等信息要求了。
10、使用“记事本”文件
还有一种比较独特的文档管理方法。我们可以新建十二个文件夹，对应到12个月份，每个月份文件夹里头，再新建三十个子文件夹。我们就可以把每天需要做得项目存放于对应日期的文件夹里。我们每天在开始工作的时候，就可以打开对应日期的文件夹，把它放在电脑桌面或者你熟悉的位置上，然后开展你的工作。完不成的事情，你根据自己的工作计划，看是移到明天，还是其他什么日期的文件夹里，等到了那天再进行处理，如此循环往复。这个方法或许可以有效整理你每天的工作，也是不错的日记本。
以上是十种文档管理的方法。找到适合自己的工作方法才是最重要的，任何人所述的方法都只能是参考。合适的方法很大程度上取决于你所从事的具体的行业、具体的工作要求。因此，没有任何一个方法是十全十美的，我们要根据自己的实际情况去制定适合自己的管理方法。
每次打开电脑看到的都是五花八门的系统桌面，想找一个文件往往需要浪费很多的时间，这样的做法确实会让我们的工作变得沮丧，久而久之，就会变成一种无形的压力，让人倍感喘息。通过一些行之有效的简便方法或者技巧，打造一个属于自己的文档管理体系，将让你的工作倍感有趣，也会有效的提高工作效率以及便于有效知识的日积月累。
延伸阅读
怎样做好文档管理？
1，按ISO标准将文件分为一二三四阶进行分类。 2，然后建立以上所说的四个文件夹（可以为电子版本也可以为纸质版本） 3，最后分类整理 4，运用5S思维方法
如何做好项目文档管理？
一些项目文档管理的规定：
(1)将文档分为两大部分提交管理：项目常规文档和项目归档文档。常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分；项目归档文档由项目管理主管(或项目文档管理员)将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。
(2)常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。
(3)日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报，项目简报。并都按照不同目录进行分类管理。
(4)提交完整的项目开发、应用开发流程文档。一般包括：项目计划、业务需求说明书、数据需求说明书、模块、应用开发文档、系统测试文档、详细设计文档、系统测试文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护等。
(5)所有项目组成员均建立VSS软件环境下的对应用户，各自拥有对以上各类文档的读、写、增加、删除权限。由各项目小组长保证提交已保存文档的质量；由文档管理员或项目经理整体把握项目文档在各阶段的提交情况。
如何管理文档？
快速打开最近使用的文档切换到“文件”-“打开”，自动选中了“最近使用的文档”选项，在右侧显示出最近使用的文档，排在第一位的即为最后一次编辑的文档。选中文档后点击右键，出现快捷菜单，选择“打开|”命令即可打开文档。或双击鼠标左键打开文档。
固定“最近使用的文档”列表在“最近使用的文档”列表中可显示的文件是有数量限制的，当访问的文件过多，就会自动用新文档替换旧文档。如果一些文档经常需要被调用，我们可以将他们固定在列表中，选中文档后点击右键，出现快捷菜单，选择“固定至”命令，并且会将文档显示在最上方同时出现分割线，文档标题后的符号也发生了变化。
删除“最近使用的文档”列表又是为了不让他人通过“最近使用的文档”功能查看到最近使用了哪些文件。切换到“文件”-“打开”，自动选中了“最近使用的文档”选项，在右侧显示出最近使用的文档，选中删除文档后，点击右键，出现“快捷菜单”-“从列表中删除”从列表中删除。
如何做好日常办公的文档管理工作？
1 需要先把文档分门归类2 需要把文档集中存储起来3 需要制定适合研发部的权限级别4 需要有相应的制度来配合管理工作5 需要一个文档管理软件配合使用，可以快速地实现文档管理的工作。推荐一下易度，因为它比较简单易用。
6 需要研发部人员把相关重要的核心的资料，都存储到服务器中。
7 做好安全保密工作，特别是核心源代码。建议使用一下安全防护的软件系统进行加密。
文档管理办法？
为加强学院文书档案管理工作，使文件管理科学化、规范化，现制定有关管理制度。 一、文书档案资料归档制度 1、学院及各单位的工作计划、总结、各类专题总结报告，学院主要领导的发言稿，每学期考试成绩统计，各类报表，重要教学活动和教改经验总结，被刊登的文章，指导及经验介绍等。 2、校内外学科竞赛优胜者名单、名次、成绩、专题上报材料等。 3、各类奖惩材料，学生花名册及各种统计报表，各种活动记载等。 4、图书仪器、设备增减、统计材料、固定资产登记、校舍设施改造检修记录、基本建设整套资料、有关合同等。 二、文书档案管理工作人员职责 1、档案管理人员经常认真学习理论和党的方针政策。 2、档案员要加强业务学习，努力提高文书档案的管理水平，使文书档案更好地为学校工作服务。 3、做好文书档案资料的报关和保密工作，做到档案内容不外传，资料不损坏、不散失。 4、经常做好档案资料的收集、整理和归纳工作。 三、文件登记传阅制度 1、上级来文及来往重要公文，都需经办公室收文登记、编号手续。 2、上级来文及来往重要公文，登记后贴上文件传阅单，经领导签约意见后转有关部门传阅和办理。 3、对传阅的文件凡属办公室催办的，及时了解办理情况，属有关部门办理的，及时催办归档。 4、办公室定时做好文件的清理及归档工作，如发现文件缺少应及时追查。 5、办公室所有文件每学期期末进行一次清点。 四、文书档案借阅制度 1、查阅档案时防止损害档案。 2、不得在档案上作任何标记和符号，不准撕毁、涂改档案。 3、查阅者不能擅自借阅与其利用目的无关的档案。 4、文书档案一般不借出，如确因工作需要必须借用时，应征得办公室负责人同意办理借阅手续，并做好保密工作。 5、外单位因工作需要来本单位查阅档案，需凭单位介绍信、经办公室负责人同意方可查阅，但一律不外借。
文档管理做些什么工作？
文档管理工作主要负责文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。
建筑工程档案管理主要负责关于建筑工程的文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。
1、工作内涵：
每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。这些文档一般归档在较便宜的磁带上，特殊情况时则归档在可读写的光盘上。
2、文档管理的系统元素：
（1）在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。
（2）对于每种类型的文档使用哪些模板。
（3）对于每种类型的文档提供哪些元数据。
（4）在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。
（5）在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。
（6）当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。
（7）要将哪些策略应用于文档，以便审计与文档相关的操作，以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织比较重要的内容。
（8）当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时，如何转换文档。
（9）如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律要求和公司准则保留文档。
3、文档管理的主要布步骤：
（1）确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。
（2）分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。
（3）规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文档创建和协作）。
（4）规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。
（5）规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。
（6）规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。
（7）规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以保证文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。
公司的文档如何管理？
企业文件文档多，难管理，难查找，面对这种文档多难管理的问题，可以借助云脉纸质文档管理系统来帮助管理。该系统内含OCR云识别、云检索和云管理服务，不仅可自动快速实现纸质文档电子化，在应对大量文档时，独有的文件夹列表还可以对文档进行分门别类的有序管理，独有的排序模式，可按照个人习惯进行排序，随心所欲全面掌控文件资源。 而且云脉纸质文档管理系统还具备关键字检索、文件名、文件备注、文件日期、全文检索、模糊检索等功能，即便是忘记文件名，也可以通过关键词记忆，实现全文检索。
文档管理包括哪些内容？
一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、追缴、归档、废止与恢复这样几个环节。
我们公司用日事清做文档管理，日事清作为一种电子文档管理工具给我们提供了完整的文档管理功能，它覆盖了文档管理全生命周期各环节的管理要求。通过手机客户端/服务器(C/S)架构收集整个项目组成员的各类文档，通过管理员合理规划管理，将电子文档按目录保存并同时提供给整个项目组的不同成员使用。对于文档管理，重要的是如何规划并制定出一套适合于自身项目的文档管理规则才是最重要的。
