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《全国医院后勤优秀论文奖》参评论文
作者：
山西医科大学：康雄
山西省人民医院：徐建萍
【摘要】 随着医疗改革的深化，医院进入以成本为中心的时代。医院为了生存和发展，必须加强自身内部的成本管理，不断加大制度创新与机制创新力度，使成本管理从经验型和粗放型向科学型和效益型转变。办公用品在医院成本支出中的份额不是很大，但属于消耗品，长期来看也是一笔很大的支出。既要满足员工工作需要又要杜绝铺张浪费，必须规范加强办公用品的管理。本文对某三甲医院办公用品管理及使用现状进行了探讨，并从宏观与微观两个角度提出部分有效的管理控制措施。
【关键词】办公用品 成本控制 成本管理 机制
引 言
近年来，医疗费用持续高涨，政府不断对医院加强管理和监控，并从政策层面引导医院降低医疗成本，如药品零差价、大型检查项目收费降低等等[1]。反观医院内部，一直以来外界对医院的评价体系是以“医疗质量”为首，医护人员的观念中是以医疗需求和医疗质量为前提，成本控制的观念微乎其微。因此如何使医院从上至下改变原有观念，从节约一张纸、一支笔等办公用品做起，全员重视成本控制，建立和实施成本控制机制，是整个医院及后勤部门需努力攻克的难题之一。
办公用品是医院为日常运营而储存和耗用的未达到固定资产标准的资产[2]，包括复印机、打印机、纸笔、色带、文具、打印墨等。办公用品看似不起眼但具有通用和量大的特点，此外，办公用品与医疗质量不存在直接联系，通过降低办公用品的成本作为试点来进行医院成本管理，试点的成功与否不会影响医疗质量，不会损害患者的权益。因此，降低办公用品支出完全有必要并具有可行性。办公用品的消耗涉及到每一个科室、每一位职工，首先要在医院营造“勤俭节约”的良好氛围，倡导职工从我做起，从点滴做起，能反复使用的物品尽量反复使用，重要的是要在预算、采购、领用等制度上加强管理，达到节约开支，减少浪费，降低运营成本的目的。
1 传统办公用品成本管理中存在的问题
成本管理是围绕成本预算、成本核算、成本控制和成本分析评价这四方面[3]。办公用品市场也是市场经济的一部份，医院在办公用品管理运行过程中也需要进行成本管理。某三甲医院将成本核算单元进行扩展并且将核算的内容不断细化，但由于政策和体制的原因，虽然通过科室办公用品的成本核算，在降低成本方面取得了一定的成效，但仍然存在一些问题：
①由于后勤精细化及社会化管理发展较缓慢，成本控制机制不完善，创新力度较差。办公用品成本监控体系不健全，缺少节约资源的激励机制。
②机关职能科室办公用品成本控制游离在成本管理范围之外。
③临床以及医技科室的办公用品成本控制未能实施量化手段进行考核。
④自绩效薪酬改革后，目前不论是职能部门或是临床科室，均存在较为普遍的办公用品浪费现象。
⑤传统管理模式下采购可能会虚报价格，出现廉洁问题以及节俭意识不强，还有可能会出现赊欠购买的问题。
2 如何建立办公用品成本控制机制
2.1 建立成本费用预算管理制度
预算是成本费用控制的首要环节，医院后勤办采用了科学、规范的方法对成本预算进行制定，通过对近3年的办公用品使用平均费用以及预期使用量、总费用的增长速度，准确编制成本费用预算，将指标层层分解到各科室和部门，并定期检查各预算指标的执行情况，实行谁分管谁负责制，把预算控制落实到实处。
2.2 宏观上建立成本控制机制
成本控制是成本管理中重要的一个部分，执行的效果关系到成本管理的成败，成本控制得好与坏关键点在于办公用品等物资的采购和领用，而采购价格是决定成本高低的直接因素，也关系到整个科室的绩效，所以从源头对采购环节的控制是后勤办成本控制的关键点。以下是医院后勤办对办公用品等物资的采购和领用等实施控制的方法和措施。
为了能采购到更加物美价廉的商品，对于办公用品的采购实行“公开、公平、公证”的院内议标公告，欢迎广大员工进行监督，也欢迎员工介绍供应商前来竞标，使员工感受到主人翁的职责，打破了过去办公用品的议标流程控制在少部分人手里的格局。采用公开招标方式，要做好供方评价，建立供方档案，选择信用高、质量信得过、价格低的供方，保证同种物品中标供应商不少于三家，使中标商间存在竞争，避免形成垄断。建立由院办、计算机中心、财务科、护理部等部门分别选派2～3人组成“办公用品采购院内议标评标专家委员会”，并由医院纪委在专家委员会随机抽取7名成员作为项目的评标专家，评标专家在医院党委、纪委、审计的监督下，经过严肃、认真的评审，最后评选出中标单价的前3名。
2.2.1 制定各科室预算
每年的12月份由各科室根据科室本年度计划完成情况和下一年度的工作安排，上报本科室第2年的办公用品预算，有些科室为了自身利益，往往会在编制预算的时候会多申报预算，财务科要对科室上报的预算汇总、初步审核后交预算编制委员会讨论、审核，根据医院发展需要，全盘考虑，提出修改意见通知各科室执行。
2.2.2 对品种进行规范
后勤办定期对办公用品的采供现状展开调研分析，整合病案室、财务科、采供组管理的仓库，这些部门的办公用品统一由后勤办采供组进行管理。同时在对办公用品进行采购之前先筛选办公用品的品种，对于一些很少用到的品种，如手电筒、彩色纸等以后将不再采购或减少采购量，根据各科室所需确定基本供应目录。以此对临床科室办公用品加强管理，避免办公用品浪费，减少运营成本。
2.2.3 办公用品的采购
办公用品的采购坚持勤俭节约的原则，做到按计划采购，合理配置。应遵循公开透明、公平竞争、公正合理和诚实信用原则，做到严格程序，规范操作。为有效完成采购任务，原则上由后勤办采供组统一负责实施采购任务，院监察室、财务科、审计科负责办公用品采购的监督。后勤办采供组根据年度采购计划制定月采购计划，按批准的计划进行采购，不接受无计划和未经批准的采购任务，采购过程要减少运输中转环节，提高购货效率。认真检查物资质量，保证价格合理、质量合格。采购的原则是，在满足需要的情况下，同一性能的物品，选择性价比高的物品。办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由仓库保管员验收入库；对于不合格产品或与合同发票不一致产品，由采购人员负责办理调换或退货手续。未经验收入库物品，一律不予办理资金结算。
2.2.4 办公用品的保管
办公用品由后勤仓库统一保管，保管员对所管辖的物资进行分类存放，当天发生的每一笔业务及时在电脑中进行物资的入、出库管理，确保数据连续、准确，做到账物相符，及时反映库存。仓库保管员应当设置实物明细账，详细登记已经验收合格入库的存货类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容，并定期与财务科核对。监督库存量，掌握库存标准，减少办公用品积压仓库现象。存放物品的库房应保持整洁通风，防潮防霉，码放整齐；保管员每月要对库存办公用品盘点，年终财务科、审计科监督盘点。财务科对库存管理不定期抽查。仓库保管员根据办公用品的安全库存量、储备定额、使用科室报送的申请编制采购申请表报后勤办采供组进行采购。
2.2.5 办公用品的领用
各科室必须按科室需求领用办公用品，不得申请领用与本科室无关的办公用品。在预算范围内领用，对科室必须使用超预算的部分，科室可提出调整预算申请，此外，申领的办公用品如属于贵重或不属于该部门常用办公用品的，需经过后勤办主任与处长批准方可执行，并且领用需要按照医院规范流程进行，起到了杜绝各部门随意性领用办公用品的作用，从而减少了办公用品浪费和流失的现象，同时各部门每月领用物品的金额后勤办都通过医院信息平台进行公示，让员工有成本意识的同时又起到相互监督的作用。
首先，由科室负责人或护士长在物资管理系统上填写本科室物资领用单，仓库接收后由物资会计对办公用品的出库进行详细验收及记账并做出出库单；其次，在配货时，仓库保管员需要按照出库单进行，由物资专门的配送人员进行配送；最后，科室负责人或者是护士长对物资进行核对、收货，需要签字进行确认[4]。
2.2.6 办公用品的核算、考核
财务科按月对采购计划进行审核，对有采购计划、采购程序合乎规定、手续完备的办公用品入账核算，不论金额大小，有付款合同的，按照合同付款期限执行；每月月底，物资会计将当月出库的办公用品汇总，编制科室消耗汇总表报财务科，财务科根据消耗汇总表进行核算。
将办公用品支出纳入绩效考核体系，各科室支出增长幅度不得高于同期业务增长幅度；严格执行预算，对分解的预算指标严格执行，不得突破，预算外支出应严格履行审批手续；对执行不好的给予经济处罚并在内网上公示。通过财务科内审控制，能有效减少浪费，为科室的办公用品成本核算起到推动作用，同时通过财务内审，也减少了财务风险，为做好年初办公用品财务预算和年终总结提供保障[5]。
2.3 微观上建立成本控制机制
2.3.1 分析成本项目
对病区办公用品耗用项目进行初步分析。经了解，该院病区所用办公用品主要为纸张、墨盒、硒鼓、笔、笔记本等。以项目价值明细为依据确定明细项目的重要程度，经过测算，病区中办公用品成本的85%基本都耗费在墨盒及纸张上，根据重要性原则，墨盒及纸张即为成本管控的主要项目。根据从科室了解的情况，墨盒及纸张的耗用，主要体现在住院病历的打印上，这意味着办公用品耗费与病人相关某些指标有重要关联。
2.3.2 选定成本关键因素
通过分析科室病区近几年领用的办公用品数据，并结合相关病人指标，找出影响办公用品成本的关键因素。在判断关键因素时，主要利用折线趋势图这一工具。例如，每月出院人数与实际占用床日数均有可能为办公用品成本影响的因素，通过对比趋势图能清晰的看出，哪一个因素与办公用品成本的折线趋势图更加吻合，即根据该院实际情况，实际占用床日为影响办公用品成本的主要因素。
2.3.3 设定目标值
选定影响办公用品成本的关键因素后，根据这一指标设定办公用品目标值。具体设定标准如下：通过分析科室办公用品近一年的耗用数据，求取科室办公用品的月度算数平均数，列出各科室每月的办公用品平均耗费额。根据科室近一年实际占用床日，计算科室实际占用床日月度平均数，列出各科室每月的实际占用床日平均数。根据以上指标，计算各科室每床日耗费的办公用品成本（每床日办公用品成本=办公用品月度平均数/床日月度平均数）[6]。每床日的办公用品成本即是办公用品成本的目标值，假设办公用品单位成本目标值为3元/床日，某月某科室实际占用床日为1000，则某月该科室办公用品的目标值为3000元。
2.3.4 设定成本目标波动幅度
因科室整体办公用品成本并非只有墨盒、纸张等主要项目，因此科室月度成本与设定的目标值之间有一定差距是正常现象，因此判断科室月度办公用品成本是否达到目标，不能完全依照目标值，应该在目标值的基础上设定一定的波动幅度，该院根据办公用品成本的构成，将该波动幅度设定为10%。例如某科室某月办公用品目标值为2000元，如果该科室该月办公用品实际耗费在1800至2200元之间，则我们判断该科室达到了本月的目标值，反之则未达到。
2.3.5 进行成本月度考核
对科室办公用品成本进行月度考核并把考核结果将成本目标值与科室月度绩效挂钩。具体做法如下：在科室绩效中，添加办公用品成本绩效项目，若科室某月实际成本低于目标值，则判断科室节约了办公用品成本，该院将根据成本绩效及节约比例给予科室奖励，奖励金额=成本绩效*节约比例；反之则进行扣罚，扣罚金额=成本绩效*超支比例[7]。
2.3.6 进行成本月度分析及有效性分析
每月成本考核完成后，对各科室成本进行分析，总结各科室成本超支或节约原因并反馈给科室，科室根据医院后勤办提供的成本分析进行保持或改进。
经过考核后，我们将考核期的办公用品成本与去年同期进行对比，来检验考核结果，由于随着工作量的增长，办公用品成本总量增加属于正常现象，因此我们通过核算每床日成本与前一年是否有变化。结果表明，去年每床日办公用品成本较前一年同期有所下降，通过分析，我们认为新的办公用品成本管控体系及管理办法，对于医院整体成本管控有成效。
3 成本分析和评价
医院后勤办每月对办公用品成本预算执行情况进行分析并考核评价，通过对成本费用支出的标准、定额、定耗指标的执行情况与目标费用、上年实际费用进行比较，及时发现在办公用品成本费用预算执行中存在的问题，查明费用升降的原因，寻求降低费用的方向和途径，并与医院经济活动进行综合分析，对明显失控的项目进行专题的重点分析、及时修订，保证办公用品成本管理的各项指标的可行性和合理性，真正做到成本管理不流于形式。经过以上措施，医院后勤办管理层实施了战略转型，成功迈出了建立和实施办公用品成本控制机制的第一步，并且取得了一定的成效。
4 总结
在当前公立医院医改不断深入的大背景下，成本管控策略是促进医院转型发展的重要手段和环节。虽然办公用品在医院总成本支出上占有比值不大，总量上无法与药品费、医疗材料费相比，但具有较高的通用性，仍占有重要权重，且涉及到各个科室以及个人，因此在办公用品上进行成本控制管理，同样具有一定的效果。让医院员工有节约意识、成本意识的同时降低医院的成本支出，提高医院资源的利用率，创造节约型医院，医院才能实现良性运转，提高医院运营能力，更好地为病人服务。
参考文献：
[1]刘雅娟.补偿机制改革背景下公立医院成本管理策略研究[J].中国医院管理,2018,38(10):39-42.
[2]曹瑛. 从医院办公用品管理着手降低医院成本[J]. 经济师, 2017(4).
[3]郭思敏. 公立医院建立成本控制机制的实践与探讨[J]. 现代医院, 2011(08):138-139.
[4]谷士玉. 从医院办公用品管理着手降低医院成本的分析[J]. 世界最新医学信息文摘, 2018(39).
[5]李波. 医院财务内审在后勤物资管理中的作用探讨[J]. 心理医生, 2017, 23(14).
[6]马仕帅.公立医院可控变动成本管控体系研究[J].现代医院管理,2019,17(02):69-71.
[7]马仕帅. 基于全成本理论的公立医院成本管控体系研究[D].青岛大学,2018.
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